Voor 27 maart UBO registreren
Voor 27 maart 2022 moeten bedrijven hun UBO’s ingeschreven hebben in het UBO-register. Sinds 27 september 2020 zijn ondernemingen verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in een zogeheten UBO-register in te schrijven. Dit is het gevolg van Europese regels. Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld, belastingontduiking en fraude.
Wat is een UBO?
UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ (de ‘uiteindelijke belanghebbende’). Dit is de persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een onderneming, stichting of vereniging (een zogeheten juridische entiteit). Een UBO is een natuurlijk persoon die (direct of indirect) een belang, een (uitkerings)gerechtigdheid of een beslissingsbevoegdheid van meer dan 25% heeft.
Bekijk hier welke eisen er gelden bij verschillende bedrijfsvormen.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register maakt transparant wie aan de touwtjes trekt bij juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht. Het UBO-register komt voort uit de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Alle EU-lidstaten moeten een UBO-register hebben. Het Nederlandse UBO-register maakt deel uit van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Een deel van de gegevens in het register wordt openbaar, hierdoor kunnen personen en organisaties beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken willen doen.
Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?
De UBO-registratieplicht gaat onder andere gelden voor bv’s en vof’s, de meest voorkomende bedrijfsregistraties van hippische bedrijven. Ook voor verenigingen en stichtingen geldt de UBO-registratieplicht. Voor eenmanszaken geldt geen registratieplicht.
Direct registreren bij wijziging rechtsvorm
Bedrijven die op 27 september 2020 al bestonden, moeten hun UBO voor 27 maart 2022 registreren. De KvK gaat al deze bedrijven tijdig aanschrijven. Voor bedrijven opgericht op of na 27 september 2020, geldt de registratieplicht direct bij inschrijving bij de KvK. Zij hebben geen recht op uitstel tot 27 maart 2022. Bedrijven die worden om- of voortgezet in een andere rechtsvorm ontvangen een nieuw KvK-nummer en worden zodoende beschouwd als een nieuwe inschrijving.
U bent verplicht om ten minste één UBO te registreren. Heeft uw bedrijf geen echte UBO dan moet uw onderneming een lid van het hoger leidinggevend personeel registreren als pseudo-UBO. In de praktijk zal dit een (statutair) bestuurder of vennoot zijn.
Registratie van gegevens
In het UBO-register worden gegevens van de UBO opgenomen alsmede de aard en omvang (in percentages) van diens belang. Een deel van die gegevens is voor iedereen toegankelijk. Het niet openbare deel van het register is enkel toegankelijk voor instanties, zoals het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst. Het register voldoet aan de eisen voor gegevensbescherming en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Uw verplichting als ondernemer
Na de eerste registratie bent u verplicht de registratie up-to-date te houden. Daarnaast geldt voor fiscalisten, accountants en notarissen een zogenaamde terugmeldplicht. Dit houdt in dat zij verplicht zijn om een melding te doen aan het handelsregister in het geval zij twijfel hebben over de juistheid van bepaalde UBO-informatie of het ontbreken hiervan. Voor het niet, niet volledig, onjuist of niet tijdig naleven van de registratieverplichting kunt u een boete of zelfs taakstraf opgelegd krijgen.
Ga aan de slag
Maak inzichtelijk welke natuurlijke persoon (of personen) bij uw onderneming de UBO is (zijn) en verzamel informatie (aard en omvang) over diens belang. Laat u bij de inschrijving van de UBO assisteren, zodat u geen onnodige risico’s loopt ten aanzien van deze registratieplicht.
Meer weten over het UBO-register?
Kijk dan op de website van de Kamer van Koophandel of neem contact op met onze FNRS-partner: ABAB Accountants en Adviseurs.